Все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять ведение кадрового делопроизводства (кадровый учет) в соответствии с нормами, предусмотренными законодательством РФ.
В любой организации есть работники. Следовательно, происходит их прием на работу и увольнение, направление в командировки, они уходят в отпуск или на больничный. Чтобы отразить все эти события в кадровом учете, необходимо составлять документы и приказы, оформлять трудовые договоры, дополнительные соглашения, командировочные удостоверения, делать записи в трудовых книжках и в личных карточках, вести учет событий в регистрационных журналах и т.п.
Схема проведения Аудита кадрового делопроизводства:
1. Предварительная оценка объема работ (ключевые параметры, необходимые для осуществления аудита кадрового делопроизводства – количество работников, отрасль, вид и срок деятельности компании, количество иностранных граждан, работающих в компании);
2. Составление плана - графика проведения кадрового аудита;
3. Проведение кадрового аудита;
4. Составление Отчета по результатам кадрового аудита;
5. Представление Отчета по кадровому аудиту Заказчику.
Аудит кадрового делопроизводства включает в себя:
Аудит общих документов кадрового учета (внутренние локальные нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение о защите персональных данных работников;
- Положение об оплате труда
- Соблюдение режима коммерческой тайны;
- Положение о командировках
- Штатное расписание;
- График отпусков;
- Ведение приходно-расходная книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша;
- Ведение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей;
- Управление охраной труда и промышленной безопасностью;
- Спецоценка рабочих мест;
- Отчетность о наличии вакантных мест;
- Ведение воинского учета;
Аудит индивидуальных документов кадрового учета:
- Трудовой договор (индивидуальный, коллективный, срочный);
- Приказы по кадрам
- Особенности заключения трудовых договоров с дистанционными работниками;
- Оценка правомерности и целесообразности заключения договоров подряда, заменяющих трудовые договоры;
- Трудовой договор и иностранными гражданами;
- Личная карточка работника;
- Договоры о полной материальной ответственности;
- Должностные инструкции
- Положение о системе обучения работников;
- Положение об аттестации работников;
- Аудит кадровых документов по начислению отпусков;
- Аудит кадрового учета по командировкам (прибывшие\ убывшие, журнал регистрации;
- Аудит документов по учету рабочего времени;
- Аудит документов по сверхурочной работе;
- Аудит расчетов пособий по временной нетрудоспособности и др.
- Аудит документов при работе по совместительству;
Отчет по результатам аудита кадрового делопроизводства содержит:
- перечень нарушений, которые выявил аудит;
- возможные административно-штрафные санкции со стороны контролирующих государственных органов;
- рекомендации по устранению выявленных нарушений и восстановлению кадрового делопроизводства.