Настоящая статья адресована организациям, работающим с электронными документами, и затрагивает вопросы, связанные с правильным оформлением одного из главных реквизитов – электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Федеральный закон от 06. 04. 11 № 63-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" регулирует отношения по вопросу использования электронных подписей при: совершении гражданско-правовых сделок; оказании государственных и муниципальных услуг; исполнении государственных и муниципальных функций; совершении иных юридически значимых действий. Бухгалтеру организации, внедряющей электронную подпись, при ее использовании необходимо знать следующее:
- Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
- Сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата ключа проверки ЭП.
Ключи ЭЦП представляют собой уникальную последовательность символов, известную владельцу сертификата ключа и предназначенную для создания в электронных документах ЭЦП, а в случае с открытым ключом – доступную любому пользователю информационной системы и предназначенную для подтверждения их подлинности в электронном документе.
Изготовление сертификатов ключей подписей, создание самих ключей являются услугами, оказываемыми удостоверяющим центром, поэтому сама ЭЦП, как и сертификаты ключей подписей, не может быть передана накладной, так как не относится к материальным активам, приобретенным по договору с удостоверяющим центром.
Согласно нормам ст. 783 и ст. 720 ГК РФ факт приемки услуг удостоверяется актом, подписываемым сторонами договора. Затраты организации на оплату услуг удостоверяющего центра являются управленческими расходами, которые формируют расходы по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 9/99).
Управленческие расходы могут признаваться в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (п. 9 ПБУ 9/99). Порядок признания должен быть раскрыт в составе информации об учетной политике организации в бухгалтерской отчетности.
Пример 1.
Организация от удостоверяющего центра получила сертификаты ключей ЭЦП уполномоченных сотрудников на сумму 11 800 руб., в том числе НДС 1 800 руб. Оплата произведена по безналичному расчету. Передача ключей оформлена накладной. Счет-фактура получен. Организация применяет общий режим налогообложения.
В бухгалтерском учете производятся следующие записи ( Табл.1):
Таблица 1
|
Содержание операции |
Сумма, руб. |
Корреспонденция счетов |
|
|
Д-т |
К-т |
||
|
Произведена оплата за сертификаты ключей ЭЦП удостоверяющему центру |
|
60, субсч. "Расчеты с удостоверяющим центром" |
А |
|
Услуги по изготовлению сертификатов ключей ЭЦП списаны в составе общехозяйственных расходов |
10000 |
26 |
60, субсч. "Расчеты с удостоверяющим центром" |
|
Принят НДС к вычету |
1800 |
19 |
60, субсч. "Расчеты с удостоверяющим центром" |
В налоговом учете определяющим критерием для признания расходов является то, что затраты произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Кроме составления первичных документов в электронном виде с применением ЭЦП, налогоплательщику предоставлено право, а в некоторых случаях вменено в обязанность представление в электронном виде отчетности, следовательно, расходы по оплате услуг удостоверяющего центра полностью соответствуют критерию обоснованности, установленному п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, расходы на оплату услуг удостоверяющих центров могут быть признаны при исчислении налога на прибыль.
Налоговый кодекс РФ предусматривает учет в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции, затрат организации на: юридические и информационные услуги; оплату услуг вычислительных центров, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы); другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией. Их перечень не является исчерпывающим, поэтому расходы на оплату услуг удостоверяющего центра в размере 10 000 руб. могут быть признаны в составе прочих расходов. Согласно положениям п. 1 ст. 318 НК РФ эти расходы являются косвенными.
Сумма косвенных расходов на производство и реализацию, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 НК РФ).
Пример 2.
Компания "Альфа" 17.06.11 заплатила ООО "Бета" 2 000 руб., в том числе НДС 18%, за ключи ЭЦП, предназначенные для электронного документооборота при таможенном оформлении грузов. ООО "Бета" выписало товарную накладную и счет-фактуру 17.06.11. Электронная подпись изготовлена 18.07.11.
Акт на оказание услуг при получении ключей ЭЦП датирован 18.07.11.
|
Содержание операции |
Сумма, руб. |
Корреспонденция счетов |
|
|
Д-т |
К-т |
||
|
17. 06.11 |
|||
|
Перечислен аванс ООО "Бета" за ключи ЭЦП |
|
60, субсч."Расчеты по авансам выданным" |
|
|
|
|
|
|
|
НДС предъявлен к вычету с суммы
|
305,08 |
68, субсч."Расчеты по НДС" |
76,субсч."НДС с авансов выданных" |
|
18.07.11 |
|||
|
В составе общехозяйственных расходов учтены затраты на изготовление ключей ЭЦП |
1694,92 |
26 |
60, субсч."Расчеты с ООО "Бета" |
|
НДС в составе затрат на изготовление ключей ЭЦП |
305,08 |
19 ,субсч."НДС по оказанным услугам" |
60, субсч."Расчеты с ООО "Бета" |
|
Учтен аванс, перечисленный поставщику |
2 000 |
60, субсч."Расчеты с ООО "Бета" |
60, субсч."Расчеты по авансам выданным" |
|
Восстановлен НДС, ранее принятый к вычету |
305,08 |
76, субсч."НДС с авансов выданных" |
68, субсч. "Расчеты по НДС" |
|
Принят к вычету НДС в стоимости оказанных услуг |
305,08 |
68, субсч."Расчеты по НДС" |
19, субсч. "НДС по оказанным услугам" |
Приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н установлены процедуры взаимодействия участников электронного документооборота по выставлению и получению счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП оператором электронного документооборота. Причем выставлять и получать их компания может через нескольких операторов. Но если у продавца и покупателя разные операторы, то счет-фактура пройдет только при совместимости их программного обеспечения.
Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и только при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки, т. е. покупатель вправе по своему усмотрению отказаться принимать электронный документ, а продавец – выставлять.
Счет-фактура в электронном виде считается:
- – выставленным, если продавцу поступило подтверждение оператора при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя и полученного через оператора;
- – полученным покупателем, если ему поступило подтверждение оператора при наличии извещения покупателя о получении, подписанного ЭЦП покупателя и подтвержденного оператором.
Для введения электронного документооборота должны быть утверждены форматы счетов-фактур и журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде (письмо Минфина России от 05.05.11 № 03−02−08/52). Чтобы счета-фактуры в электронном виде имели юридическую силу использовались при вычете НДС, они должны быть подписаны электронной подписью.
Р. В. Филатова, руководитель направления "АКГ ВЕРДИКТУМ"
Номер журнала 09.11